Odeslání faktury e-mailem

Fakturu odešlete z jejího detailu tlačítkem Odeslat. Otevře se dialog Odeslat fakturu.

Co v dialogu vyplnit

• E-mail příjemce se předvyplní z karty zákazníka. Když je pole prázdné, doplňte adresu na kartě firmy, ať ji příště nemusíte psát – viz Zákazníci.
• Kopie (CC) se předvyplní z pole Další příjemci kopie (CC) na kartě zákazníka. Víc adres oddělte čárkou.
• Text zprávy se předvyplní šablonou z Nastavení → E-maily. U už zaplacené faktury se použije Šablona potvrzení platby, jinak Šablona e-mailu s fakturou. Text můžete pro tento jeden e-mail libovolně upravit.
• Poslat kopii mně pošle stejnou zprávu i na vaši adresu.

K textu zprávy aplikace sama doplní odkaz, přes který si zákazník fakturu prohlédne a případně rovnou zaplatí online, a odkazy na přílohy faktury.

Co zákazníkovi přijde

E-mail má dvě přílohy se stejným číslem dokladu v názvu:

• PDF – faktura k přečtení a tisku,
• ISDOC (soubor .isdoc) – stejná faktura jako elektronický doklad podle českého standardu ISDOC 6.0.2. Účetní program zákazníka (Pohoda, Money, ABRA a další) ji načte bez přepisování: dodavatele, položky, sazby DPH, částky, bankovní účet i variabilní symbol. Kdo ISDOC nepoužívá, přílohu prostě ignoruje.

ISDOC se přikládá u faktur, zálohových faktur i dobropisů, stejně jako u upomínek. Stáhnout ho můžete i sami tlačítkem ISDOC v detailu faktury.

Odeslat, nebo jen označit

Dialog má dvě potvrzovací tlačítka:

• Odeslat e-mail skutečně odešle.
• Označit jako odeslanou nastaví fakturu jako odeslanou, ale žádný e-mail nepošle. Použijete ho, když jste fakturu předali jinak – vytiskli, poslali datovou schránkou nebo ze svého e-mailového klienta.

V obou případech se faktura přepne ze stavu Neodeslána do stavu Ve splatnosti a odeslání se zapíše do karty Historie v detailu faktury.

Kolik e-mailů můžete poslat

Aby přes Simbilu nešlo rozesílat spam, má odesílání e-mailů zákazníkům (faktury, upomínky, nabídky, objednávky) limity podle účtu:

Opakovaný e-mail na adresu, kam jste ten den už psali, se do denního počtu znovu nepočítá.

• Nový účet posílá jen na adresy uložené u zákazníka: jeho e-mail, adresy pro kopii a e-maily jeho kontaktů, případně adresu uvedenou na faktuře. Jinou adresu nejdřív uložte na kartu zákazníka – viz Zákazníci.
• Adresa musí být platná a její doména musí přijímat poštu. Když se e-mail neodešle, aplikace napíše proč – například že účet už za poslední hodinu odeslal nejvyšší povolený počet e-mailů.
• Neodeslaný e-mail se zapíše i do karty Historie v detailu dokladu. To se týká i automatických upomínek a pravidelných faktur.

Fakturu, kterou nemůžete poslat hned, můžete označit jako odeslanou a předat jinak. Vyšší limity má placený plán – viz Váš účet a tarif.

Když se zákazník neozývá

Nezaplacenou fakturu můžete připomenout tlačítkem Upomínka – viz Upomínka k nezaplacené faktuře.

Odkaz na fakturu bez e-mailu

Tlačítko Náhled v detailu faktury otevře stejnou stránku, kterou zákazník vidí po kliknutí na odkaz v e-mailu. Adresu z prohlížeče můžete zkopírovat a poslat jakkoli jinak.