AI asistent a AI kredity

AI asistent je pomocník v aplikaci, kterého se můžete zeptat na svoje data nebo ho nechat udělat rutinní úkon. Ze stejného kreditu se platí i automatické vytěžování přijatých faktur.

Kredit spravujete v menu Nastavení → AI Asistent, nebo odkazem Nastavení → AI Asistent.

Co AI asistent umí

Otevřete ho ikonou asistenta v aplikaci. Můžete psát vlastní dotazy nebo použít připravené návrhy, například Shrnutí faktur za posledních 30 dní, Zobraz všechny nezaplacené faktury nebo Zaznamenej platbu za poslední fakturu.

Faktury vyhledá podle čehokoli, co na nich je: textu položek, interní i veřejné poznámky, záhlaví a zápatí, IČO, DIČ, e-mailu nebo adresy odběratele, čísla objednávky, symbolů, způsobu úhrady, sazby DPH, střediska (nebo toho, že žádné nemá), skladové položky, jazyka a stavu. Zkuste třeba Najdi faktury bez střediska, které mají v položce slovo hosting nebo Které faktury letos šly na IČO 12345678?.

Faktury umí i upravit. Změnu čehokoli, co je na faktuře vytištěné nebo co vidí klient (položky, data, odběratel, symboly, poznámka na faktuře), asistent připraví na kartu, kde uvidíte každé pole tak, jak je a jak bude. Faktura se změní teprve po potvrzení. Zařazení do střediska nebo projektu a interní poznámku připraví na jednu kartu pro všechny faktury, které vyhledal (Všechny faktury s lunchdrive v položce zařaď do střediska Lunchdrive). Karta ukáže, kolik faktur se změní a kde jsou zařazené teď. Středisko se na vydané faktury tiskne jako provozovna, údaje odběratele se ale nemění. Po potvrzení jde celé zařazení do 24 hodin vzít zpět.

Umí i přijmout nahranou fakturu od dodavatele (PDF, ISDOC nebo obrázek): soubor přiložte ikonou sponky a asistent z něj připraví přijatou fakturu k potvrzení. Na kartě uvidíte, co se z dokladu přečetlo, a jestli dodavatele už máte v adresáři. Po potvrzení se faktura založí úplně stejně jako faktura přijatá e-mailem: dodavatel se dohledá podle IČO nebo se založí z rejstříku ARES, spáruje se čekající platba a soubor se k faktuře přiloží. Když něco nesedí, opravte to na faktuře po potvrzení – asistent údaje z dokladu nepřepisuje. Duplicity hlídá stejně jako nahrání souboru: soubor, který už máte zaevidovaný, asistent znovu nečte a jen řekne, ke které faktuře patří; faktura se stejným číslem od stejného dodavatele má na kartě upozornění. Viz Zadání přijaté faktury, část Duplicitní doklady.

Nahrané dokumenty a tabulky

Asistent přečte i jiné soubory než faktury a pracuje s jejich obsahem: přiznání k DPH, kontrolní hlášení, výpis z banky, smlouvu, seznam faktur nebo vlastní tabulku. Umí PDF, obrázky a skeny, Excel (XLSX, XLS), OpenDocument (ODS, ODT), CSV, Word (DOCX) a textové soubory. Napište, co s dokumentem chcete, a pak ho přiložte ikonou sponky – napsaný text se pošle spolu se souborem. Například:

• Porovnej přiznání k DPH s našimi daty – asistent dokument přečte, sestaví přiznání za stejné období ze Simbily (stejná čísla jako na obrazovce Přiznání DPH) a vypíše řádky, které se liší, i s doklady, které rozdíl způsobují. U kontrolního hlášení porovná jednotlivé oddíly a doklady.
• Vytvoř z tabulky faktury, každá faktura je na jednom řádku – asistent tabulku přečte a ke každému řádku připraví fakturu k potvrzení. Zákazníka dohledá podle IČO, a když ho nenajde, zeptá se.

Text dokumentu zůstává u konverzace, takže se na něj můžete ptát i v dalších zprávách. U skenu a fotografie dokument přepisuje umělá inteligence a čísla se mohou přečíst špatně – asistent proto říká, odkud které číslo vzal. Asistent počítá s tím, co je v dokladech uložených v Simbile; co z rozdílů vyplývá pro daňové přiznání, proberte s účetní.

Fakturu umí připravit i pro firmu, kterou ještě mezi zákazníky nemáte – třeba Vytvoř fakturu pro DEIS, s.r.o. na 100 Kč bez DPH s textem konzultace. Asistent firmu dohledá v rejstříku ARES, založí ji jako zákazníka i s bankovním účtem z registru plátců DPH a připraví fakturu k potvrzení. Když názvu odpovídá víc firem, zeptá se, kterou myslíte.

AI se může mýlit

Asistent je umělá inteligence, ne člověk, a jeho odpovědi i vytěžené údaje jsou návrhy. Proto:

• vystavení, úpravu, odeslání nebo smazání faktury a zaznamenání platby asistent jen připraví a provede je až po vašem potvrzení,
• vytěženou fakturu uloží ke kontrole a vy ji schválíte,
• částky, data a čísla účtů si před potvrzením vždy zkontrolujte. Za údaje v dokladech odpovídáte vy, i když je připravila AI.

Jak AI zachází s vašimi daty

Pro odpověď asistent posílá jazykovému modelu jen to, co k ní potřebuje – váš dotaz a související faktury, kontakty nebo platby, případně obsah zpracovávaného dokladu. Modely provozují společnosti Anthropic a OpenAI. Data zpracovávají jen pro váš požadavek a nesmějí je použít k trénování svých modelů.

Konverzace s asistentem se automaticky mažou po 12 měsících od poslední aktivity. Co si asistent zapamatoval, smaže, když mu napíšete třeba Zapomeň, že …. Podrobnosti jsou v podmínkách ochrany osobních údajů a v seznamu zpracovatelů.

Používat AI není povinné – Simbila funguje i bez ní.

Kredit

Nahoře je Kredit AI Asistenta – zbývající částka. Když klesne na pět korun a níž, zobrazí se červeně.

Tlačítkem Koupit kredit otevřete dialog Koupit AI kredit, vyberete částku a kliknete na Přejít k platbě. Po zaplacení se kredit připíše okamžitě.

Když kredit dojde, zpracování se nezruší – přijatá faktura zůstane ve schránce ve stavu Čeká na AI kredity a pokračuje samo, jakmile kredit doplníte. Viz E-mailová schránka faktur.

Automatické dobití

Aby vám kredit nedošel v nevhodnou chvíli, můžete nechat kartu strhnout automaticky. Klikněte na Upravit vedle stavu dobití a v dialogu Nastavení automatického dobití:

1. Zapněte Automatické dobití kreditu.
2. Nastavte Dobít při zůstatku pod: – hranici, při které se má dobíjet.
3. Nastavte Dobít na: – na jakou částku se má kredit doplnit.
4. Uložte tlačítkem Uložit, případně Uložit a zaplatit, pokud kartu teprve autorizujete.

Když už je karta uložená, uvidíte v dialogu, ze které karty se bude strhávat. Tlačítkem Odebrat kartu autorizaci zrušíte – tím se automatické dobití zároveň vypne. Aplikace se předtím zeptá.

Stav nad tlačítkem ukazuje Automatické dobití aktivní, nebo Automatické dobití neaktivní.

Historie a spotřeba

Sekce Historie nákupů je přehled koupených kreditů: Datum, Celkem, Stav (Zaplaceno, Čeká na platbu, Zrušeno) a odkazy na doklad ve sloupci PDF.

Sekce Výkaz spotřeby ukazuje po měsících Počet dotazů, Tokeny a Cenu (Kč), takže vidíte, kolik vás automatizace stojí.

Kde všude se kredit spotřebovává

• dotazy položené AI asistentovi,
• vytěžení údajů z nahrané nebo e-mailem přijaté faktury, viz Zadání přijaté faktury,
• přečtení dokumentu nahraného do chatu: u skenu a fotografie přepis umělou inteligencí, u PDF s textem jen krátké rozpoznání, jestli jde o fakturu; tabulky, Word a textové soubory se čtou bez AI,
• vyhodnocení Instrukcí pro zpracování e-mailů, viz Příjem faktur e-mailem,
• AI návrh při párování plateb s fakturami, viz Párování plateb s fakturami.

AI kredit je něco jiného než Aktuální kredit v Nastavení → Váš účet, který se týká předplatného Simbily.