Jak vystavit fakturu

Novou fakturu založíte v menu Vydané doklady (karta Faktury) tlačítkem Nová faktura, nebo rovnou odkazem Nová faktura. Otevře se formulář Nová faktura.

Než vystavíte první doklad, doplňte údaje o své firmě – tisknou se v hlavičce každé faktury. Postup je v článku Nastavení firmy.

Základní informace

Zákazník je jediné povinné pole. Začněte psát název a vyberte firmu z nabídky.

Když mezi vašimi zákazníky žádná firma neodpovídá (a napsali jste aspoň tři znaky), nabídka ukáže české firmy se stejným názvem z rejstříku ARES – poznáte je podle štítku ARES a IČO pod názvem. Po výběru aplikace zákazníka sama založí: doplní název, IČ, DIČ a adresu z ARES a u plátců DPH i bankovní účet zveřejněný v registru plátců DPH. Když už zákazníka se stejným IČ máte (třeba pod jiným názvem), použije se ten.

Zákazníka můžete založit i ručně – klikněte vedle pole na Nový zákazník; po uložení se do formuláře vrátíte.

Když vybranému zákazníkovi něco chybí (třeba e-mail, na který fakturu pošlete), klikněte vedle pole na Upravit (na telefonu ikona tužky). Otevře se okno se základními údaji zákazníka – název, IČ, DIČ, e-mail, telefon, kontaktní osoba a adresa. Po Uložit změny zůstanete v rozepsané faktuře. Změna se uloží do karty zákazníka, takže platí i pro jeho další doklady. Ostatní údaje (bankovní účet, korespondenční adresa, poznámka) upravíte v sekci Zákazníci. Tlačítko vidí jen ten, kdo smí upravovat zákazníky.

Typ faktury přepíná mezi běžnou fakturou a proformou (zálohovou fakturou). Po změně typu se přečísluje i Číslo faktury, protože každý typ má vlastní číselnou řadu – viz Číselné řady faktur.

Středisko se ve formuláři objeví, jen když účet používá střediska; u vydané faktury je pak povinné a předvyplní se. Když má středisko vlastní číselnou řadu, faktura se po jeho výběru přečísluje.

Číselná řada se ve formuláři objeví, jen když má účet víc řad faktur. U proformy se pole jmenuje Vyúčtovat do řady – do ní půjde faktura po zaplacení zálohy.

Číslo faktury se předvyplní dalším volným číslem ve vybrané řadě; po změně řady nebo data vystavení se navrhne znovu. Můžete ho přepsat, ale číslo, které už jiný doklad má, aplikace neuloží.

Variabilní symbol se odvodí z číslic čísla faktury. Když ho vyplníte sami, zůstane vaše hodnota. Variabilní symbol musí být v účtu jedinečný (na nulách na začátku nezáleží) – symbol, který už má jiný doklad, aplikace odmítne.

Typ platby vybíráte ze seznamu (například Bankovní převod, Hotovost, Platební karta). Tiskne se na faktuře.

U Hotovosti a Dobírky v korunách se celková částka zaokrouhlí na celé koruny (lze vypnout v nastavení faktur). Když typ platby změníte – třeba z hotovosti na převod, protože zákazník nakonec zaplatí QR kódem – částka se přepočítá (1 198 Kč → 1 197,90 Kč). Faktura, která už má zaplacenou platbu, si zaokrouhlení ponechá.

Datum vystavení je předvyplněné dnešním dnem. Datum splatnosti se dopočítá jako datum vystavení plus počet dní nastavený v nastavení faktur; když datum vystavení změníte, splatnost se přepočítá. Datum zdanitelného plnění vyplňujete jen tehdy, když se liší od data vystavení.

Projekt je nepovinný – slouží k rozdělení faktur podle zakázek, viz Projekty.

Přepínače nad položkami

• Online platba – na fakturu se doplní odkaz na online zaplacení. Funguje jen tehdy, když máte nastavenou platební bránu, viz Nastavení online plateb.
• Automatická upomínka – po splatnosti se zákazníkovi automaticky pošle upomínka, viz Upomínka k nezaplacené faktuře.
• Faktura z proformy automaticky – nabízí se jen u typu Proforma, viz Zálohová (proforma) faktura.

Položky faktury

Každý řádek má Popis, Počet, Cena/ks, u plátců DPH i Cena s DPH a DPH %, a dopočítaný sloupec Celkem. Další řádek přidáte tlačítkem Přidat položku, přebytečný smažete ikonou koše na konci řádku (poslední řádek smazat nejde).

Podrobnosti o počítání DPH a o tom, které pole je rozhodující, jsou v článku Položky faktury a DPH.

Pod položkami vidíte průběžný součet Celkem bez DPH a Celkem s DPH.

Rozšířená nastavení

Sekce Rozšířená nastavení je sbalená a obsahuje pole, která obvykle nepotřebujete:

• Poznámky – Veřejná poznámka se tiskne na faktuře, Interní poznámka je jen pro vás. Vlastní záhlaví a Vlastní zápatí přepíší texty nastavené pro celý účet.

• Platební symboly – Konstantní symbol, Specifický symbol, Číslo objednávky.

• Měna a jazyk – Měna, Kurz a Jazyk dokladu.

• Režim DPH – do kterých řádků přiznání k DPH a kontrolního hlášení faktura patří, viz Přiznání k DPH, kontrolní a souhrnné hlášení.

• OSS – prodej spotřebitelům v EU (dříve MOSS) – vyplňte jen u prodeje spotřebiteli (osobě bez DIČ) v jiném státě EU, který daníte v režimu jednoho správního místa (OSS). Obvykle jde o situaci, kdy vaše prodeje spotřebitelům v jiných státech EU překročí 10 000 EUR za rok, pod limitem se účtuje česká DPH.

  • Stát spotřeby – stát zákazníka. Jeho výběrem se režim OSS zapne, prázdná hodnota Nejde o OSS ho vypne. Na položkách použijte sazbu DPH tohoto státu.
  • Důkazní prostředky – čím dokládáte, kde zákazník je: A fakturační adresa, B IP adresa nebo poloha, C bankovní údaje, D kód země SIM karty, E umístění pevné linky, F jiné obchodně významné informace. Po výběru státu se předvyplní A.
  • Druh dodání – SB služby, nebo GD zboží. Rozhoduje, jak se plnění vykáže v přiznání OSS. Řádky vybrané ze skladu se řídí typem skladové položky.

  Údaje se přenášejí do exportu pro Pohodu. Faktura v režimu OSS se v přiznání k DPH uvede jen základem na řádku 24, daň se přiznává v přiznání OSS.

Uložení

Formulář uložíte tlačítkem Nová faktura dole (u už založené faktury Uložit změny). Aplikace potvrdí uložení hláškou a otevře detail faktury, odkud fakturu odešlete nebo stáhnete.

Když má váš tarif měsíční limit faktur a je vyčerpaný, formulář se nezobrazí a místo něj uvidíte upozornění Limit faktur vyčerpán s odkazem na Váš účet a tarif.

Vystavením faktura ještě neodchází zákazníkovi – odešlete ji z detailu, viz Odeslání faktury e-mailem.